Het verzuimprotocol: duidelijke afspraken over ziekteverzuim
Niets is zo vervelend als er (onbedoeld) onduidelijkheid is over wat je van een medeweker kan en mag verwachten tijdens verzuim. En hoever kun je als werkgever gaan en welke stappen onderneem je.
Een verzuimprotocol legt vast wat u moet doen als een werknemer ziek wordt. Het gaat daarbij om de acties van ziek- tot herstelmelding inclusief de verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer. Dit zorgt ervoor dat u en de werknemer weten wat er wanneer moet gebeuren.
Soms staan in een cao voor uw branche al afspraken over ziekteverzuim. Een verzuimprotocol kan dit aanvullen, maar mag het zeker niet tegenspreken. Indien een cao of regels in de cao voor ziekteverzuim ontbreken is een verzuimprotocol extra belangrijk. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebben instemmingsrecht bij het opstellen van het protocol.
Verzuimafspraken kunnen ook vastgelegd worden in de individuele arbeidsovereenkomst of de algemene arbeidsvoorwaarden. Een apart document in de vorm van een verzuimprotocol geeft echter meer duidelijkheid voor uw medewerkers.
Wet Verbetering Poortwachter
Houd bij het opstellen van het verzuimprotocol rekening met de regels van de Wet Verbetering Poortwachter (Wvp). Deze geeft aan wat een werkgever en zieke werknemer moeten doen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Naast de basisregels uit de Wvp kunt u uiteraard regels opnemen die gelden voor uw organisatie.
Wat omvat het verzuimprotocol?
Het verzuimprotocol is een leidraad waarvan u kunt afwijken, behalve bij verplichte stappen vanuit de Wvp of andere wetgeving.
- Ziekmelding, geef duidelijk aan wanneer, hoe en bij wie de werknemer zich ziek meldt. Ziektegevallen moeten binnen een week na de eerste ziektedag worden gemeld bij de arbodienst of bedrijfsarts.
- Geef aan hoe vaak en hoe u contact heeft met de werknemer en welke onderwerpen aan de orde komen. Iedere zes weken dient u de voortgang met uw werknemer bespreken.
- Wijs uw werknemers actief op hun recht op vrije toegang tot de bedrijfsarts. Dit is een verplichting vanuit de nieuwe Arbowet.
- Geef aan wanneer de zieke werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met u of met de arbodienst/bedrijfsarts.
- Vermeld wanneer medisch onderzoek plaatsvindt, wie dit uitvoert en wat het inhoudt.
- Geef duidelijk de te volgen stappen en timings aan volgens Wet Verbetering Poortwachter zoals de probleemanalyse binnen zes weken na de ziekmelding, het plan van aanpak binnen twee weken na de probleemanalyse. Daarnaast dient de ziekmelding UWV in de 42e week na de eerste ziektedag van de werknemer plaatsvinden en de eerstejaarsevaluatie moet plaatsvinden tussen de 46e en 52e ziekteweek.
- Re-integratiedossier en WIA-aanvraag: Bij (dreigend) langdurig verzuim moet u alle acties voor werkhervatting van een werknemer opnemen in een re-integratiedossier. U moet dit dossier inclusief een eindevaluatie afronden tussen week 89 en 91 van het ziekteverzuim. De werknemer doet een WIA-aanvraag met het re-integratiedossier.
- Maak duidelijk wat de zieke werknemer moet doen als hij op vakantie wil. Er is in ieder geval uw toestemming nodig en eventueel ook een advies van de bedrijfsarts.
- Leg vast wat de werknemer moet doen als hij ziek wordt in het buitenland.
- Benoem de sancties als de werknemer zich niet houdt aan het protocol of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel.
- Geef aan wie gezien de privacy wetgeving gegevens mag zien, hoe lang u deze bewaart, en hoe u ze beveiligt.
Verzuimbeleid
Uiteraard is het van belang uw werknemers op de hoogte te brengen van het verzuimprotocol zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Zorg dat het verzuimprotocol een onderdeel is van het verzuimbeleid waarin u ook aandacht schenkt aan verzuimpreventie.
Een verzuimprotocol kan veel onduidelijkheid over de aanpak van verzuim voorkomen. Daarnaast heeft u als werkgever / leidinggevende altijd iets om op terug te vallen wanneer er onverhoopt discussie ontstaat tijdens een ziekteperiode.
Heeft u nog geen verzuimprotocol en wilt u ondersteuning bij het opzetten hiervan? Neem dan contact met ons op via 0186-624764 of via info@verhage-vanderlaan.nl.